お店にiPadを1台置くだけで、勤怠の集計、シフト、給与の概算、有給休暇の管理がつながります。給与ソフトで作った明細PDFはスマホに届き、年末調整の書類もスマホで集められます。会社と顧問税理士が同じデータを見て進められます。
使う人と置き場所ごとに画面を分けています。どの画面で操作しても、ほかの画面にすぐ反映されます。
毎日の打刻から、翌月の明細配布までの順番です。会社の手作業は「確認」と「承認」だけになります。
| 作業 | 紙のタイムカード | ラクキン |
|---|---|---|
| シフト表づくり | LINEや紙で希望を集め、表に書き写して掲示 | スマホで希望を集めてそのまま表に。公開すると本人のカレンダーに届く |
| 月末の集計 | カードを回収して電卓で合計。転記ミスが起きやすい | 打刻した時点で集計済み。月末は確認するだけ |
| 給与の計算 | 時間外・深夜を手で拾って計算 | 時給・月給・割増率から自動で概算。月中でも見込みが出る |
| 打刻漏れ | 月末にまとめて発覚し、記憶を頼りに修正 | 翌日には要確認として表示。修正の理由と担当者を記録 |
| 有給休暇 | 付与日・残日数・失効日を別の表で管理 | 入社日から法定どおり自動付与。年5日の取得義務と失効前にお知らせ |
| 給与明細 | 印刷して封筒で手渡し | 給与ソフトのPDFをまとめて入れるだけで、番号で一人ひとりのスマホに届く。開いたかどうかもわかる |
| 年末調整の書類 | はがきを集めてコピーし、事務所へ郵送 | 従業員がスマホで撮って送る。読めない写真は理由つきで撮り直しを頼める |
| 税理士とのやりとり | タイムカードのコピーや集計表をやりとり | 同じ画面で確認・確定。データの受け渡しが要らない |
「同時デモ」と「管理画面」を別々のタブで開いておくと、切り替えながら説明できます。